Un tipo de pedido de accesorios genera más disputas que ningún otro: los materiales aportados por el cliente y los materiales impuestos. El cliente entrega sus etiquetas tejidas, botones o tejido, o exige una marca concreta de velcro o cremallera, y la frontera de responsabilidades se difumina. ¿El defecto viene del material o del proceso? ¿Quién asume la merma? ¿Se devuelve el sobrante? Sin cláusulas, la producción se bloquea. Esta guía convierte esa gestión en pasos concretos.
Se divide en cuatro partes: distinguir los tres casos, después la recepción, las mermas y el reabastecimiento, la separación y trazabilidad con las condiciones de liquidación, y por último muestras y control de cambios.
1. Distingue primero tres casos: la responsabilidad cambia por completo
| Caso | Qué aporta el cliente | Riesgo y punto clave |
|---|---|---|
| Material aportado | Accesorios acabados, tejido, papel | El material defectuoso es responsabilidad del cliente, pero hay que inspeccionarlo y registrarlo a la llegada; lo que exceda la merma pactada debe reponerse |
| Material impuesto | Marca, referencia o proveedor designado | Fuente única: plazos y precios dependen de un tercero; incluye la opción equivalente y la ruta de aprobación |
| Utillajes y archivos aportados | Troqueles, clichés de estampado, archivos | Numéralos, guárdalos, manténlos y devuélvelos; indica qué versión prevalece y quién paga una revisión |
Los tres suelen mezclarse en un mismo pedido: etiquetas aportadas, marca de cremallera impuesta y troquel enviado. Separarlos por escrito antes de cotizar ahorra muchas explicaciones.
2. Recepción: seis puntos que se cierran allí mismo
- Cuenta la cantidad: por pieza, rollo y kilo, anotando metros o yardas en los rollos; si no se puede terminar el recuento, firma la cantidad como pendiente en lugar de darla por buena.
- Aspecto y daños: revisa extremos de rollo, cajas húmedas, etiquetas caídas y lotes mezclados; fotografía cualquier anomalía y anótala el mismo día.
- Comprueba línea a línea: gramaje, grosor, ancho, color y referencia contra la ficha; nunca lo valides de memoria.
- Lote y variación de color: anota el lote a la llegada; si el color difiere entre lotes del mismo material, compara en muestra pequeña antes de lanzar la serie.
- Muestra de compatibilidad: valida antes el conjunto con el tejido o componente principal — color, rigidez, encogimiento, unión — en lugar de descubrirlo en la prenda acabada.
- Registra y firma: una ficha con cantidad, lote, descripción del defecto y fotos, firmada por ambas partes; aísla los rechazos y avisa al cliente el mismo día, no al planificar.
3. Merma y reposición: se fijan ya en la cotización
- La merma depende del proceso: impresión, troquelado, estampado, tejido y costura tienen cada uno su merma razonable; indicarla en la oferta es mucho más barato que discutirla tras la serie.
- Material insuficiente detiene la línea: pacta antes la responsabilidad, el coste de espera y las reglas de reprogramación; por norma el hueco se reinicia el día en que llega el material de reposición.
- Separa merma por defecto y merma de puesta a punto: los rechazos por material defectuoso no son iguales que los de ajuste de máquina, igualación de color y registro: los primeros se imputan al material del cliente y los segundos suelen ser del transformador.
- Aconseja la cantidad a enviar: añade un margen de seguridad a la merma razonable, sobre todo en series que se repondrán tras el ajuste: enviar bastante de una vez ahorra un envío y una parada.
4. Almacenamiento separado y trazabilidad por lote
- Un lugar propio: guarda el material del cliente en una zona propia etiquetada con nombre, lote y fecha; mezclarlo con tu stock similar es la forma más rápida de perder el origen de un fallo.
- Primero entrado, primero salido: el material del cliente suele cubrir varios lotes de producción; usa primero el más antiguo antes de que el sobrante se decolore o endurezca.
- Trazabilidad en ambos sentidos: un lote acabado debe remitir al lote de material, y el lote de material a todos los lotes acabados afectados: la única prueba que ambas partes aceptan si algo falla.
5. Liquidación y cláusulas: más barato en el contrato que en una disputa
- Fuera de la factura: el material aportado no forma parte del importe de transformación; aduanas y contabilidad deben poder mostrarlo aparte para no descuadrar fiscalmente.
- Devolución de sobrante y rechazos: fija cantidad, embalaje, quién paga el transporte y el plazo —normalmente un número de días tras terminar la serie—, pasado el cual el transformador puede disponer de ellos.
- Propiedad intelectual y confidencialidad: el cliente garantiza los derechos sobre archivos, marca y diseño; el transformador mantiene confidenciales planos y datos de proceso: ambas cosas al contrato.
6. Muestras y cambios: nunca se omiten con material aportado
- Prueba primero en muestra pequeña: antes de lanzar el material aportado a producción, comprueba adherencia de impresión o estampado, troquelado y costura en una muestra pequeña.
- Reconfirma si cambia proveedor o lote: otra fuente o lote puede alterar color, grosor y encogimiento, así que la muestra firmada anterior deja de valer.
- Guarda muestras con su lote: conserva una muestra física con lote y fecha, más la ficha de recepción firmada: ante una disputa, lo escrito vale más que lo hablado.
💡 Consejo: las disputas por material aportado fallan casi siempre en lo mismo: nada inspeccionado, nada registrado y ninguna merma pactada. Una ficha de recepción y una cláusula de merma y reposición en la oferta cuestan casi nada y dejan nueve de cada diez discusiones fuera de la puerta.
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