Guía de inventario y reposición de accesorios: stock de seguridad, punto de pedido y stock muerto

El inventario de accesorios es donde marcas y fábricas suelen ahorrar en el sitio equivocado: una etiqueta tejida o colgante cuesta poco y se trata como un detalle, hasta que una sola pieza que falta bloquea todo un pedido. Partiendo del BOM de accesorios, esta guía explica cómo calcular el stock de seguridad y el punto de pedido, controlar lotes y tonalidades, trabajar con proveedores mediante pedidos marco y previsiones móviles, y gestionar stock muerto y sobrantes.

Sentemos el principio: el objetivo no es tener más para ir sobre seguro, sino la cantidad correcta, en el lote correcto y en el momento correcto. Una parada de línea cuesta mucho más que el accesorio, mientras que el exceso se convierte en stock muerto y riesgo de tonalidad al cambiar de modelo o temporada.

1. Por qué los accesorios son pequeños pero de gran riesgo

Una prenda lleva varios accesorios: etiqueta colgante, etiqueta tejida, etiqueta de cuidado, bolsa de embalaje y quizá una fijación, un adhesivo o una tarjeta. Si falta uno, la prenda no se termina. Los accesorios tienen bajo coste unitario, volúmenes altos y alta especificidad: un artículo con logotipo, tonalidad impuesta o forma a medida rara vez se sustituye sobre la marcha.

• La parada es cara: líneas paradas, reprogramación y reposición por avión pueden costar decenas de veces el valor de los accesorios;
• Los plazos son reales: etiquetas colgantes y tejidas requieren muestra y producción, en semanas: no se consiguen de un día para otro;
• Los lotes varían: papel, hilo y tinta difieren entre tiradas, y mezclar lotes rompe la uniformidad de un modelo;
• Poco capital pero obsolescencia alta: como inmovilizan poco dinero, se ignoran, y al acabar la temporada se desechan por completo.

2. Establecer la base desde el BOM de accesorios

Sin BOM no hay inventario gestionable. Cada modelo necesita una lista de accesorios: artículo, especificación, color, consumo por prenda, proveedor, pedido mínimo y plazo estándar. Con ella, la reposición pasa de la intuición a los datos.

• Separa estándar y específico: bolsas y etiquetas genéricas se almacenan por color común; los artículos con logotipo, troquel o dorado especial deben guardarse por modelo;
• Anota consumo y merma: por ejemplo, un label principal, una etiqueta de cuidado y una colgante, más un margen de desperdicio;
• Registra plazo y pedido mínimo: estos dos números determinan el punto de pedido y son la base para negociar un pedido marco;
• Alinea versiones con el proveedor: archiva la muestra aprobada, la tonalidad y los parámetros para que los pedidos repetidos los referencien sin volver a muestrear ni desviarse.

3. Calcular el stock de seguridad y el punto de pedido

Dos fórmulas hacen casi todo. Stock de seguridad = consumo diario máximo × plazo máximo, menos consumo diario medio × plazo medio. Punto de pedido = consumo medio × plazo medio + stock de seguridad. El objetivo no es la precisión, sino incorporar la variabilidad de plazo y demanda para reponer con antelación.

4. Lotes, tonalidades y almacenamiento

• Codificación de lote y tonalidad: registra lote, fecha y tonalidad al recibir, y mantén un modelo con un solo lote si es posible;
• Primero entrado, primero salido: consume los lotes antiguos para que el fondo del almacén no se decolore, humedezca o pegotee;
• Humedad y luz: los accesorios de papel temen la humedad y el sol; etiquetas tejidas y de cuidado se deforman con la compresión; almacena fuera del suelo y sin luz;
• Nunca mezcles en silencio: si un pedido necesita un segundo lote, avisa al comprador y confirma que la tonalidad es aceptable en lugar de mezclar a escondidas.

5. Colaborar con el proveedor: pedidos marco y previsiones móviles

La estabilidad de los plazos depende en gran medida de que el proveedor conozca tus volúmenes con antelación. En vez de pedir cada vez de forma puntual, comparte antes los volúmenes: intercambias planificación por plazos más cortos.

• Pedidos marco: fija volumen y precio anuales o trimestrales y llama por lotes: aseguras capacidad y materiales y repartes el desembolso;
• Previsión móvil: comparte cada mes una previsión a tres meses; sin pedido en firme, permite al proveedor preposicionar hilo y papel;
• Stock de seguridad compartido: para accesorios estándar de alta rotación, acuerda que el proveedor retenga stock terminado o semiterminado para acortar tu ciclo;
• Lleva un registro de plazos: anota plazo prometido y fecha real de cada pedido para negociar y recalibrar el stock de seguridad.

6. Stock muerto y sobrantes

• Causas del stock muerto: sobre todo de comprar de más para llegar al mínimo, o de un modelo cancelado o revisado que deja el stock antiguo obsoleto;
• Cómo controlarlo: estandariza colores y especificaciones, pide según la demanda real y no según el mínimo, y fija hitos claros de cancelación;
• Sobrantes: imprimir un margen de merma en serie es normal, pero registra el excedente en inventario y reutilízalo en el siguiente pedido en vez de tirarlo;
• Revisión periódica: audita el stock muerto cada trimestre, reutiliza lo adaptable o estandarizable y desecha el resto para liberar espacio y capital.

7. Inventario y recepción: puntos clave

• Al recibir, verifica cantidad, lote y tonalidad frente al pedido y comprueba aspecto y medidas;
• Acorta el ciclo de recuento de los accesorios de alto valor o largo plazo;
• Configura alertas de reposición que se activen al llegar al punto de pedido, en vez de depender de la memoria;
• Guarda la muestra aprobada y la carta de color de cada accesorio como referencia única para repeticiones y reclamaciones.