Los accesorios suponen una parte pequeña del coste de la prenda, pero es donde los pedidos acaban en discusión: un colgante cuyo color difiere del anterior, una tejida con cinco días de retraso, bolsas dos milímetros más cortas, un proveedor que pide revisar el precio tras subir la materia prima. La mayoría de las disputas no son fallos de calidad, sino cláusulas que nunca se escribieron. Esta guía desglosa las cláusulas que conviene fijar en la confirmación de pedido y ofrece una lista para copiar en tu correo de consulta.

1. Una confirmación de pedido no es un contrato: seis cláusulas en un documento

El precio unitario es bajo y los pedidos son pequeños: muchas marcas piden por correo y luego discrepan. Reúne seis puntos en un mismo documento —el cuerpo de un correo vale si indicas que rige y pides confirmación—: especificación y muestra de aprobación, cantidad y tolerancia, precio unitario y utillaje, plazo y modo de envío, base de aceptación y tratamiento de incidencias.

Cláusula Redacción habitual Omisión más frecuente
Especificación y muestra Rigen la muestra firmada y la ficha técnica Solo medidas; falta material, gramaje y acabado
Cantidad Indica una tolerancia (habitualmente del tres al cinco por ciento, según el artículo) Sin cláusula, un lote con ocho por ciento de más hay que aceptarlo
Plazo Fija una fecha de envío firme y el modo de transporte Expresiones como lo antes posible o unas dos semanas
Aceptación Indica la base de muestreo (AQL 2.5 más muestra límite) Conforme a la muestra no es un estándar
Incidencias Acuerda en cuánto tiempo avisar de faltas, averías o cortes El comprador solo lo sabe cuando vence la fecha

2. Plazos: fecha de envío o fecha de llegada

Ninguna redacción es incorrecta, pero la exposición del comprador cambia. Con fecha de envío, el proveedor controla programación, producción y entrega al transportista: el límite del riesgo es claro. Con fecha de llegada entran el tránsito aéreo o marítimo y el despacho: en temporada alta o ante una inspección el proveedor no controla nada y el coste se discute después. Lo práctico: fecha de envío como cláusula principal, tránsito previsto y modo de transporte como anexo, y quién gestiona los retrasos.

  • El plazo varía mucho por proceso: un colgante offset sencillo y uno troquelado con estampado se planifican distinto, y las tejidas dependen del telar jacquard. No apliques un único plazo a todos los artículos
  • Trata la urgencia como opción explícita: ¿comprime producción o pasa a aéreo?, ¿hay recargo?, ¿cuántos días ahorra? Déjalo por escrito en el pedido en lugar de pedirlo verbalmente antes del envío
  • Detalla los envíos parciales con cantidad, fecha y dirección por lote; si no, llega el primer lote mientras el segundo sigue en fábrica y se desajusta tu calendario de publicación

3. Juicio de calidad: muestra aprobada, muestra límite o ficha técnica

La disputa más lenta es decidir si algo es defectuoso. Divide el estándar en tres capas y casi todo se resolverá en el momento: la muestra aprobada rige color, tacto y aspecto general; la muestra límite rige el peor aspecto aceptable, por ejemplo cuánto deshilachado admite el borde de una tejida; la ficha técnica rige lo medible —medidas, gramaje, espesor, referencia de color, requisitos de tracción y solidez. Fuera de ellas, acuerda laboratorio externo o reinspección conjunta: quien objeta adelanta el coste y el responsable lo paga tras el dictamen.

  • AQL 2.5 más muestra límite es más realista que la inspección al cien por cien: los lotes llegan a decenas de miles. Lo clave es definir defectos críticos, mayores y menores con sus niveles
  • Guarda muestras aceptables e inaceptables: con solo una buena muestra el taller siempre alegará; una claramente rechazada hace real el límite
  • Fija la fuente de luz antes de discutir el color: la misma referencia varía con luz diurna, iluminación de tienda o flash. Especifica comparación visual en caja de luz D65 y, como apoyo, lectura de espectrofotómetro

4. Reclamaciones y plazos: cuántos días tras la recepción

Los accesorios son pequeños y numerosos: nadie cuenta cada pieza al recibir, y una cláusula de aceptación a la firma perjudica al comprador. Escribe dos plazos: uno para aspecto y cantidad, habitualmente de siete a treinta días según el artículo, y otro más largo para defectos latentes —encogimiento o sangrado que aparecen al lavar—, reclamables en un número de días desde su detección con trazabilidad del lote. Pasado el plazo se acepta: el comprador debe inspeccionar pronto y el proveedor conservar registros.

  • Adjunta tres cosas: número de lote y fecha de envío, fotos o vídeo del defecto con misma luz y distancia, y cantidad inspeccionada frente a defectos, para distinguir un problema de lote de un caso aislado
  • Ordena los remedios: clasificar y usar con abono proporcional, rehacer lo inservible o reponer por avión en urgencia y tratar el coste después; es más rápido que exigir una devolución a posteriori

5. Fuerza mayor y materias primas: ¿una subida exime del cumplimiento?

Papel, hilo, electricidad y tipos de cambio se mueven: lo esencial es escribir quién los soporta. El criterio habitual: una subida de materia prima no es fuerza mayor y no permite al proveedor repercutir ni retrasar por su cuenta. Si quieres un mecanismo de revisión, define el disparador —precio upstream publicado, umbral porcentual, preaviso— y un periodo de precio firme. La fuerza mayor real (catástrofe, cierre administrativo, puerto cerrado) exige notificación escrita, suspensión, pruebas y después renegociación o resolución.

6. Terminación, utillaje y sobrantes: no dejes el cierre en blanco

Parar un pedido a medias es el momento más conflictivo, porque ambas partes ven de forma distinta el dinero ya gastado. Tres frases en las condiciones: la terminación o suspensión se liquida al coste realmente incurrido, no en proporción al importe; el utillaje pagado por el cliente le pertenece, lo custodia el proveedor con plazo y forma de retirada indicados; y el destino de sobrantes —venta, destrucción o cesión con descuento— y en particular la prohibición de que colgantes y tejidas con marca lleguen al mercado.

7. Lista de seis puntos antes de pedir

  • ¿Están completos especificación, muestra aprobada y muestra límite, con copia para cada parte?
  • ¿Cantidad y tolerancia escritas y los envíos parciales detallados por lote?
  • ¿La fecha es un día de envío firme, con modo de transporte y responsable de retrasos?
  • ¿La aceptación es un estándar ejecutable (muestreo, niveles de juicio) y no un simple conforme a muestra?
  • ¿Están escritos los plazos de reclamación y de defecto latente, y la aceptación al superarlos?
  • ¿Están las tres frases sobre terminación, propiedad del utillaje y sobrantes en el pedido o el correo de confirmación?
Las condiciones no son desconfianza: ahorran tiempo. Lo más caro de un pedido de accesorios nunca es el precio unitario, sino las dos semanas perdidas en idas y venidas tras un problema. Reúne especificación, plazo, aceptación, plazos de reclamación, fuerza mayor y cierre en un párrafo en cada consulta: el proveedor entiende que compras con reglas y las cotizaciones se vuelven más estables.

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