Algunos accesorios textiles mueven poco volumen pero no admiten roturas de stock: etiquetas de cuidado, etiquetas de cuello, etiquetas colgantes, enganches y bolsas de embalaje. Su precio unitario es bajo, pero una sola pieza ausente bloquea todo un envío de prendas, de ahí la práctica común de acercar una parte del inventario al cliente. Eso es la consignación y el inventario gestionado por el proveedor (VMI): la mercancía está en el almacén del cliente o de un tercero, la propiedad sigue en el proveedor y solo se factura lo consumido. Sencillo sobre el papel; lo difícil en la práctica es el nivel de stock, la conciliación y la cláusula de salida.
Esta guía va desde si conviene consignar hasta cómo redactarlo en el contrato: la diferencia entre tres modelos de stock, las condiciones en que la consignación compensa, cómo calcular los niveles, la facturación por consumo y la conciliación mensual, si ubicar la mercancía en el almacén del proveedor, dentro de la fábrica del cliente, en depósito aduanero o en un almacén en el extranjero, y las cláusulas que deben quedar explícitas. La última sección enumera los seis datos que conviene indicar en la conversación.
1. Tres modelos de stock: distinguirlos primero
Los tres se llaman stock, pero el dinero y el riesgo están en sitios distintos. Compararlos muestra si la consignación es realmente el modelo que necesitas.
| Modelo | Dónde está la mercancía | Quién financia el stock | Base de facturación | Adecuado para |
|---|---|---|---|---|
| Compra en firme | Almacén del cliente | El cliente | Facturado al envío o a la llegada | Uso estable, grandes volúmenes |
| Stock tampón en el proveedor | Almacén del proveedor | El proveedor, con un tope acordado | Facturado al pedido del cliente | Rotación rápida sin querer almacenar |
| Consigna / VMI | Almacén del cliente o de un tercero | El proveedor hasta el consumo | Mensual, según consumo real | Pocas referencias, consumo previsible, rotura costosa |
2. Cuándo compensa realmente la consignación
- Consumo previsible: la misma referencia se repone de forma continua y el volumen mensual varía en torno a más o menos un treinta por ciento, lo que hace calculable el nivel.
- Pocas referencias y bien elegidas: entre cinco y veinte artículos habituales; poner decenas o cientos de referencias en consigna hace que el coste administrativo se coma el ahorro.
- Valor unitario bajo y rotura costosa: una caja de etiquetas de cuidado o enganches inmoviliza poco dinero, pero una pieza que pare la línea cuesta mucho más que el capital retenido.
- Reposición más larga de lo que el cliente tolera: en una ruta con 25 a 35 días de mar, la consignación muestra todo su valor.
- Un cliente dispuesto a compartir datos: al menos stock y consumo semanales; sin eso, el VMI es solo mercancía aparcada en el cliente.
3. Cómo calcular el nivel de stock
Un nivel de stock no se adivina. Tres cifras dan la estructura: consumo diario medio (D), plazo de reposición (L) y stock de seguridad (S). Lo demás es ajustar coeficientes.
- Punto de pedido = D × L + S. El stock de seguridad suele ser un treinta a un cincuenta por ciento de D × L; en artículos volátiles, entre uno y 1,65 desviaciones típicas.
- Nivel máximo = punto de pedido + lote de reposición. Mantén el lote por encima del mínimo del proveedor: en etiquetas colgantes los ensayos suelen partir de 2.000 a 3.000 unidades y en tejidas o de cuidado de 1.000 metros o 300 a 500 unidades.
- Revisa mensualmente real contra previsión. Si la desviación supera el treinta por ciento dos meses seguidos, hay que ajustar el nivel o la previsión, no añadir stock.
- El método de dos cajas o un tablero min/max reduce el juicio humano: cuando se vacía la primera caja se dispara la reposición y la segunda es solo colchón. Cuanto más simple la regla, mejor se cumple.
4. Facturación y conciliación: donde más se discute la consigna
- El momento de transmisión de propiedad y riesgo debe ser explícito. Lo habitual es transferir al consumo, dejando las mermas de transporte y almacenaje en el proveedor; otros transfieren a la llegada con el precio ajustado. Cualquiera vale, la ambigüedad no.
- Facturación por consumo: mensual contra los registros reales de salida o datos del sistema, con fecha fija de conciliación, por ejemplo el día 5 de cada mes para el anterior.
- Diferencias de recuento: acuerda una tolerancia, habitualmente más o menos un uno por ciento, y el exceso a cargo de quien corresponda. Recuento trimestral, o antes y después de cada cambio de temporada.
- Ventanas de revisión de precio: papel, hilo y divisas se mueven, así que acuerda un ajuste trimestral con aviso escrito de treinta días; sostiene la relación mucho mejor que subir cuando convenga.
- Moneda y tipo aplicable: en divisa, especifica qué tipo se usa, por ejemplo el tipo medio del día de facturación o la media del mes anterior. La imprecisión acaba en disputa de fin de trimestre.
5. Dónde ubicar la mercancía: cuatro opciones comparadas
| Ubicación | Quién paga el almacenaje | Fiscalidad y aduana | Flexibilidad | Adecuado para |
|---|---|---|---|---|
| Almacén del proveedor (nacional) | El proveedor | Lo más simple | Máxima: cambios de especificación y envíos consolidados sencillos | Primera colaboración, uso aún incierto |
| Planta o almacén del cliente | Normalmente compartido o a cargo del cliente | Simple | Media: consumo local rápido | Misma ciudad o país, cooperación larga |
| Depósito aduanero | El proveedor, con gastos incluidos | Sin aranceles hasta el despacho; se despacha al consumo | Media | Aplazar impuestos y aranceles de importación |
| Almacén en el extranjero (país del cliente) | El proveedor | Importación ya despachada, impuestos pagados antes | Media-alta: la rotación local se acelera claramente | Tránsito marítimo largo y reposición exigida en 48 a 72 horas |
6. Cláusulas que deben quedar explícitas
- Compromiso mínimo de compra: la consigna no significa que el cliente no tenga obligación. Acuerda un consumo o importe anual mínimo, o el riesgo de stock recae en un solo lado.
- Tope de stock y mercancía parada: fija un nivel máximo y acuerda que lo no consumido más allá de un plazo, doce meses por ejemplo, se compre con descuento o se devuelva, indicando quién paga el transporte.
- Versiones y revisiones: cuando un accesorio cambia de material o de referencia de color, el destino del stock antiguo debe quedar escrito. Lo habitual es un periodo de transición con envío de ambas versiones.
- Responsabilidad de calidad y plazos de reclamación: si aparece un defecto en el almacén del cliente, deben quedar claros la trazabilidad y el plazo de reposición, por ejemplo tres días laborables tras el aviso escrito.
- Visibilidad de datos: el cliente facilita stock y consumo en tiempo real o al menos semanalmente. Es la premisa del VMI y la única base para bajar el nivel.
- Terminación y recompra: el porcentaje de recompra del stock restante, el plazo y quién paga el transporte deben escribirse al inicio, no el día de la ruptura.
- Exclusividad: exigir proveedor único para la categoría reduce el margen de negociación futuro; conviene acotarla en el tiempo en lugar de dejarla abierta.
7. Seis datos para la conversación sobre consigna
- La lista de referencias habituales con especificaciones: material, medidas, proceso y embalaje.
- Consumo mensual por artículo y oscilación estacional: cuántas veces el pico supera al valle.
- Tu plazo actual de reposición y la rotura máxima que puedes aceptar.
- La ubicación deseada y su ciudad: almacén del proveedor, tu planta, depósito aduanero o extranjero.
- Ciclo de facturación, divisa y condiciones de pago: mensual o bimestral, y a cuántos días.
- Previsión anual y compromiso mínimo: con un volumen comprometido el proveedor puede optimizar precio y nivel a la vez.
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