의류 부자재 위탁 재고(VMI)와 해외창: 수준·정산·계약 핵심

의류 부자재 중에는 물량은 적지만 결품이 용납되지 않는 품목이 있습니다. 세탁 표시 라벨, 메인 라벨, 행택, 고정구, 포장 봉투입니다. 단가는 낮지만 하나만 없어도 해당 화물 전체를 출하할 수 없습니다. 그래서 재고 일부를 고객 쪽에 미리 두는 운영이 일반화되었습니다. 위탁 재고(consignment)와 공급자 관리 재고(VMI)가 그것입니다. 물건은 고객 또는 제3자 창고에 있고 소유권은 공급자에게 남아 있으며, 사용한 만큼만 청구합니다. 개념은 단순하지만 실무에서 어려운 것은 재고 수준, 정산, 종료 조항입니다.

이 글은 위탁 재고를 '할 것인가'에서 '계약서에 어떻게 쓸 것인가'까지 다룹니다. 세 가지 재고 모델의 차이, 위탁이 이득이 되는 조건, 재고 수준 계산, 사용량 기준 청구와 월별 정산 운영, 보관 위치를 공급자 창고·고객 공장 내·보세창고·해외창 중 어디로 둘지의 판단, 그리고 계약서에 반드시 명시해야 할 조항입니다. 마지막으로 협의 시 알려야 할 6가지 항목을 제시합니다.

1. 세 가지 재고 모델을 먼저 구분합니다

모두 '재고를 둔다'지만 자금과 리스크의 위치는 전혀 다릅니다. 세 가지를 나란히 보면 위탁 재고가 정말 필요한 모델인지 판단할 수 있습니다.

2. 위탁 재고가 이득이 되는 조건

• 사용량 예측 가능: 같은 스타일의 재발주가 이어지고 월 사용량 변동이 대략 ±30% 이내여야 수준을 계산할 수 있습니다.
• SKU는 소수로: 상비 5~20개 품번이 적정하며 수십~수백 개를 위탁에 올리면 관리 비용이 절감분을 잠식합니다.
• 단가가 낮고 결품 비용이 큼: 세탁 라벨이나 고정구 한 박스의 가액은 작지만 결품으로 라인이 멈추면 재고 자금을 훨씬 넘는 손실이 납니다.
• 보충 리드타임이 고객이 견딜 수 있는 결품 기간보다 김: 해상 25~35일 노선에서 위탁 효과가 가장 큽니다.
• 고객이 데이터를 제공: 최소 주간 재고와 소비량을 공유해야 하며, 아니면 VMI는 물건을 옮겨 둔 것일 뿐입니다.

3. 재고 수준 계산

재고 수준은 감으로 정하지 않습니다. 세 숫자로 틀이 잡힙니다. 일평균 소비량(D), 보충 리드타임(L), 안전 재고(S)입니다. 나머지는 이 세 수치의 계수 조정입니다.

• 발주점 = D × L + S. 안전 재고는 D × L의 30~50%가 일반적이며, 변동이 큰 품번은 표준편차의 1~1.65배로 계산합니다.
• 최고 수준 = 발주점 + 1회 보충 로트. 로트는 최소 주문량 이상으로 유지합니다. 행택 시험 주문은 보통 2,000~3,000장, 직조·세탁 라벨은 1,000m 또는 300~500개부터입니다.
• 매월 실적과 예측의 차이를 점검합니다. 두 달 연속 30%를 넘으면 재고를 늘릴 것이 아니라 수준이나 예측을 조정할 신호입니다.
• 투빈(two-bin) 방식이나 min/max 간판을 쓰면 판단이 줄어듭니다. 첫 번째 박스가 비면 보충하고 두 번째는 완충용입니다. 규칙이 단순할수록 지켜집니다.

4. 청구와 정산: 위탁 재고에서 가장 다투는 부분

• 소유권과 리스크 이전 시점은 반드시 명시합니다. 대부분 출고 시 이전하며 운송·보관 중 손실은 공급자가 부담합니다. 입고 시 이전하고 가격을 조정하는 방식도 있습니다. 어느 쪽이든 모호함은 안 됩니다.
• 사용량 기준 청구: 고객의 실제 출고 기록(출고표 또는 시스템 데이터)으로 월 1회 청구하고 대조일을 고정합니다. 예를 들어 매월 5일까지 전월분을 확인합니다.
• 재고 실사 차이: 허용 차이율(보통 ±1%)을 합의하고 초과분은 책임 당사자가 부담합니다. 실사는 분기 1회, 또는 시즌 전환 전후 각 1회를 권합니다.
• 가격 조정 창구: 종이, 원사, 환율이 모두 변동하므로 분기 1회 조정과 30일 전 서면 통지를 합의합니다. 수시 인상보다 장기 협력이 유지됩니다.
• 통화와 환율 기준: 외화 결제 시 적용 환율을 명시합니다. 청구일 매매기준율 또는 전월 평균 등입니다. 기준이 없으면 분기 말에 분쟁이 생깁니다.

5. 보관 위치 선택: 네 가지 후보 비교

6. 계약서에 반드시 명시할 조항

• 최소 구매 약정: 위탁이 고객에게 의무가 없다는 뜻은 아닙니다. 연간 최소 소비량이나 최소 구매액을 합의하지 않으면 재고 리스크가 한쪽에만 쌓입니다.
• 재고 상한과 장기 재고 처리: 최고 수준을 정하고 일정 기간(예: 12개월) 출고되지 않은 재고는 고객이 할인가로 매입하거나 반품하며 운임 부담을 명시합니다.
• 버전과 개정: 부자재의 소재나 색상 번호가 바뀌면 구재고 처리를 미리 정합니다. 보통 전환 기간을 두고 신구 버전을 병행 출하합니다.
• 품질 책임과 클레임 기한: 고객 창고에서 불량이 발견될 때 추적 방식과 보충 기한을 명시합니다. 예: 서면 통지 후 3영업일 내 보충 발송.
• 데이터 가시성: 고객은 실시간 또는 최소 주간 재고·소비 데이터를 제공합니다. 이것이 VMI의 전제이며 수준을 낮출 수 있는 유일한 근거입니다.
• 종료와 매입: 계약 종료 시 잔여 재고의 매입 비율, 기한, 운임 부담은 시작할 때 정합니다. 끝나는 날 협상할 사항이 아닙니다.
• 독점성: 해당 카테고리 독점 공급 여부는 향후 가격 협상 여지에 직접 영향을 줍니다. 무기한보다 기간을 정하는 편이 좋습니다.

7. 위탁 재고 협의 시 준비할 6가지

• 상비 SKU 목록과 품목별 사양: 소재, 치수, 가공, 포장 방식.
• 품번별 월평균 소비량과 계절 변동: 성수기가 비수기의 몇 배인지.
• 현재 보충 리드타임과 허용할 수 없는 결품 일수.
• 희망 보관 위치와 창고 소재지: 공급자 창고, 공장 내, 보세창고, 해외창 중 선택.
• 청구 주기, 통화, 결제 조건: 월 결제 또는 격월 결제, 지급 기한.
• 연간 사용량 예측과 최소 구매 약정: 약정 물량이 있으면 공급자가 가격과 재고 수준을 함께 최적화할 수 있습니다.

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