Un accesorio casi nunca falla porque la fábrica no sepa hacerlo, sino porque la especificación no se fijó. La misma frase, una etiqueta colgante blanca con cordón de algodón, puede significar tres papeles, dos cordones y dos posiciones de taladro. La ficha de especificaciones convierte lo que quieres en textos y cifras verificables antes de la muestra.
El orden de los campos sigue el modo en que el proveedor planifica de verdad: material, medidas, color, acabados, textos, cantidad y embalaje, plazo. Rellénalo en ese orden y los presupuestos llegan antes y la muestra se aprueba a la primera más a menudo.
1. Ficha, trim book y pedido: quién hace qué
Muchas marcas mezclan los tres en un solo correo y luego nadie sabe qué línea es la versión final. El reparto es claro: la ficha describe un artículo, el trim book toda la familia y el pedido las condiciones comerciales.
| Documento | Función principal |
|---|---|
| Ficha de especificaciones | Requisitos técnicos de un artículo, junto a la solicitud de precio y muestra |
| Trim book | Números, especificaciones y muestras selladas de toda la familia |
| Pedido | Cantidad, precio unitario, plazo, pago y condiciones de inspección |
Los tres comparten una misma numeración. Los cambios solo ocurren en la ficha y el pedido solo cita el número y la versión. Así siempre podrás responder a una pregunta: ¿según qué versión se hizo este lote?
2. Los ocho campos comunes a todo accesorio
- Nombre y uso: escribe etiqueta de cuello, cuello o bolsa, uso interno, no solo el nombre genérico
- Material y especificación: gramaje del papel, o hilo y ligamento, espesor del film, ancho de cinta
- Medidas finales y tolerancia: medida más tolerancia, por ejemplo ±1 mm, con método de medición y borde de corte
- Color y referencia: Pantone o muestra física sellada, más la desviación de lote admitida
- Conjunto de acabados: impresión más dorado, relieve, barniz, troquelado, ultrasonidos
- Textos e idiomas: a qué mercado sirve cada versión y quién la valida
- Cantidad y embalaje: por caja, por fajo, bolsa individual sí o no, mezcla de tallas
- Versión y fecha: número, versión y fecha de vigencia, con historial de cambios
3. Lista de campos por familia y omisiones frecuentes
Además de los campos comunes, cada familia tiene su trampa. La tabla recoge lo que conviene confirmar antes de la muestra; en el primer pedido, envía también muestras selladas.
| Familia | Campos obligatorios | Lo que más se omite |
|---|---|---|
| Etiqueta colgante | Papel y gramaje, medidas con tolerancia, taladro y diámetro, cordón y remache, caras impresas, zonas doradas | Distancia del taladro al borde y largo del cordón |
| Etiqueta tejida | Ligamento satén, tafetán o jacquard, ancho y plegado, corte, cosido, densidad | Plegado y método de corte |
| Etiqueta de cuidado | Soporte cinta, recubierto o impreso, versión de símbolos, composición, idiomas, resistencia al lavado | Versión de símbolos e idiomas |
| Bolsa de embalaje | Film OPP, PE o CPE, espesor, formato y sellado, tinta, orificios de ventilación y advertencias | Advertencias y orificios de ventilación |
4. Color y tolerancia: convertir el casi en cifras
El color provoca más reprocesos que nada. El papel, el hilo tejido y el film de las bolsas se colorean de formas totalmente distintas, así que un mismo Pantone dará tres resultados. Lo práctico: sellar una muestra por familia e inscribir la desviación admitida en la ficha, con la muestra sellada como referencia en tejidos con escala de grises de nivel cuatro a cinco, y variación leve de lote admitida en papel mientras el color de marca siga siendo reconocible. Las tolerancias también van en cifras: ±0,5 a 1 mm en colgantes troquelados, ±1 mm en tejidos, ±0,5 mm en ancho de cinta y una tolerancia de cuchilla aparte para formas.
5. Versiones de idioma y control de versiones
Los juegos de idiomas de la etiqueta de cuidado, la historia de marca de un colgante y los avisos de una bolsa exigen una correspondencia explícita mercado, idioma, texto. Usa tres columnas en la ficha e indica quién valida: la marca o el proveedor traduciendo desde una plantilla aprobada. Los idiomas obligatorios y las versiones de símbolos varían por mercado, así que no hagas planchas antes de cerrar el texto: un cambio posterior se cobra como plancha nueva.
- Nomenclatura única: marca - familia - referencia - versión - fecha, por ejemplo TAGE-HANGTAG-HT104-V3-20260919
- Subir versión al cambiar: eleva la versión en cada edición y registra qué cambió, por qué y qué lotes afecta
- Muestras sincronizadas: etiqueta las muestras selladas con la versión para no aprobar la nueva y pedir la antigua
- Aislamiento de lotes: los pedidos ya cursados siguen con la versión anterior y la nueva empieza en el lote siguiente, sin mezclar
- Acuse de recibo: envía la nueva versión indicando que sustituye a la V2 y pide confirmación por escrito
6. Cuatro omisiones costosas y una comprobación antes de la muestra
- ¿La ficha está en su última versión, con nota de cambio
- ¿Se adjuntan muestras selladas o de color, incluidas las de papel, hilo y film
- ¿Cantidad y embalaje coinciden con el pedido, incluida la bolsa individual y la mezcla de tallas
- ¿La versión de símbolos e idiomas encaja con el mercado destinatario
- ¿Están confirmados el coste de muestra y el plazo, y se deduce del volumen
- ¿Quién aprueba la muestra final, firma o confirmación escrita
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